Как оформить приложение к документу с отметкой дсп

В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Требования пунктов настоящего Порядка распространяется и на съемные машинные носители информации, содержащие сведения ограниченного распространения.

Используемые для записи защищаемой информации носители должны быть учтены в делопроизводстве подразделений.

Снятие пометки «Для служебного пользования» производится приказами командиров (начальников), подписавших (утвердивших) такие служебные документы, или приказами вышестоящих должностных лиц, а также без приказов — путем зачеркивания этими командирами (начальниками) или вышестоящими должностными лицами на подлиннике служебного документа пометки «Для служебного пользования» с указанием даты, их воинского звания, должности и фамилии.

Если листы приложения сброшюрованы, то их количество не указывают, в приложении так и пишут: 1 брошюра — 1 бр.: Приложение: методические указания по курсу «Делопроизводство», 1 бр. Приложение к документу, может в свою очередь тоже иметь приложение, и при отправке нет никакого смысла указывать количество листов основного высылаемого документа и его приложения по отдельности.

Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1).

На самом деле это не так. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).

Пример 1

Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, еслиреквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.

Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.

Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне.Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения»через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет ­расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, ­реквизит ­«Отметка о наличии ­приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).

Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах: приказах, распоряжениях, указаниях, ­постановлениях и решениях.

Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2».

При оформлении приложений следует соблюдать следующие ­несложные правила 4:

  1. Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
  2. Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).

    Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».

  3. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

    Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.

  4. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.
  5. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.
  6. Организационно-правовые документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, — в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания основного документа (см. Пример 5).

Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).

Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?

С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.

Предлагаем ознакомиться:  Предусмотрено ли для забалансовых счетов проведение инвентаризации

Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

  1. Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
  2. В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
  3. Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
  4. Как нужно оформлять приложения?

Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием ­документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.

Пример 4

Нужно отправить проект договора на подписание. Договор не предусматривает адресной части, и, чтобы в организации-корреспонденте он быстро дошел до нужного должностного лица, готовится сопроводительное письмо, в котором указывается конкретный сотрудник-адресат (см. Пример 2). Однако отправляемый договор является самостоятельным документом, даже, можно сказать, более важным, чем сопроводительное письмо. То есть договор не может являться приложением к письму. Поэтому в данном случае ­некоррект­но и глупо в правом верхнем углу первой страницы договора делать надпись:

Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.

Пример 5

Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться ­информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.

Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки. И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).

Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.

1. общие положения

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.

Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

Инструкция о порядке обращения с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, в ФАС России и его территориальных органах

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по обращению с информацией ограниченного доступа в организациях, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности.

2. Настоящий приказ подлежит размещению на официальном сайте министерства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

МинистрМ.В. Литвин

УТВЕРЖДЕНА

приказом министерства строительства,

дорожного хозяйства Иркутской области

от 21 июня 2013 года N 34-мпр

1. Инструкция по обращению с информацией ограниченного доступа в организациях, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности (далее — Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, регистрации, приёму, отправке, хранению, уничтожению и использованию образующихся в деятельности организаций, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности (далее — организации) документов и других материальных носителей информации, содержащих информацию ограниченного доступа (далее — служебная информация ограниченного распространения).

2. К служебной информации ограниченного распространения относится информация, не содержащая сведений, составляющих государственную тайну, образующаяся в деятельности организаций, ограничения на распространение которой установлены федеральными законами.

3. По вопросам подготовки, регистрации, приема, отправки, хранения, уничтожения и обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, не отраженным в настоящей Инструкции, организации руководствуются Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 5 июля 2012 года N 199-уг.

4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первой страницы проставляется пометка «Для служебного пользования» (далее — документы ДСП) и номер экземпляра. Указанная пометка проставляется без кавычек.

Для служебного пользованияЭкз. N 1

Отп. 2 экз.

Экз. N 1 — в адрес

Экз. N 2 — в дело

Исполнил (инициалы, фамилия исполнителя, номер телефона), на ПЭВМ N __

Отпечатал (инициалы, фамилия), на ПЭВМ N __

Предлагаем ознакомиться:  Какие документы нужны для работы помощником адвоката

Дата печатания

6. Если на документе, подготовленном и отпечатанном в общем порядке, проставляется пометка «Для служебного пользования», то для регистрации такого документа представляются все отпечатанные и подписанные экземпляры документа. Количество экземпляров отпечатанного документа подтверждается подписями исполнителя документа и сотрудника, ответственного за учет документов ДСП в организации, на обороте экземпляра документа ДСП, остающегося в делопроизводстве.

Черновики и бракованные листы уничтожены, файл удален.
Подпись (инициалы, фамилия исполнителя)
Количество экземпляров по указателю рассылки с экз. N 1 — 3 (прилагается).
Подпись (инициалы, фамилия ответственного за учет документов)
дата

Черновики и бракованные листы отсутствуют, файл удален.
Подпись (инициалы, фамилия исполнителя)
Количество экземпляров по указателю рассылки с зкз. N 1 — 3 (прилагается).
Подпись (инициалы, фамилия ответственного за учет документов)
дата

7. При необходимости направления документов ДСП в несколько адресов на оборотной стороне последнего листа экземпляра, направляемого в дело, или на отдельном листе составляется список рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов ДСП и адресаты. Список рассылки подписывается исполнителем, готовившим документ ДСП.

8. После подготовки документа ДСП с использованием средств вычислительной техники вся информация, не предназначенная для дальнейшего использования, должна быть удалена исполнителем или лицом, отпечатавшим документ ДСП, со всех машинных носителей информации.

9. Учету подлежат все стадии обращения с документами ДСП — подготовка, регистрация, прием, отправка, хранение, уничтожение.

Учет документов ДСП осуществляется подразделением (сотрудником) организации, обеспечивающим документационное обеспечение организации.

10. Учет документов ДСП осуществляется по журналам учета несекретных исходящих и внутренних документов или в электронной форме.

Разрешается регистрация документов ДСП отдельно от несекретных документов.

N 59-37-5478дсп.

11. Документы ДСП готовятся, печатаются и размножаются в количестве, которое определяется руководителем подразделения организации, которому поручено исполнение документа ДСП.

Подготовка документов ДСП с использованием средств вычислительной техники осуществляется с учетом требований по защите информации, установленных федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации.

12. Все поступившие на регистрацию документы учитываются в журнале учета несекретной исходящей корреспонденции или в электронной форме.

Приложение: наименование документа, рег. N 59-37-54321дсп, экз. N 1, на 2 листах, для служебного пользования.

Приложение: наименование документа, рег. N 59-37-54321дсп, экз. N 1, на 2 листах, для служебного пользования, только в адрес.

14. Сотрудник, принимающий пакеты (конверты) с документами ДСП, проверяет правильность адреса, целостность упаковки пакета, сверяет номера вложений, указанных на пакете, с номерами, указанными в сопроводительных документах (реестре, разносной книге, расписке).

15. При вскрытии пакета проверяется соответствие номера, указанного на пакете, с номером документа ДСП, вложенного в пакет, приложений к нему с регистрационными данными о них, указанными в сопроводительном письме, номера экземпляров и количество листов всех документов ДСП.

16. Если в пакете (конверте) отсутствуют документы ДСП или приложения к ним, то составляется акт об отсутствии документов ДСП (Приложение 1).

Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, а второй остается в делопроизводстве.

Ошибочно направленные документы ДСП возвращаются отправителю или, по согласованию с ним, пересылаются по назначению в новом пакете.

17. Все поступившие документы ДСП незамедлительно регистрируются в журнале учета входящих несекретных документов или в электронной форме.

вх. N 59-19-9876дсп от «10» августа 2013 года, на 2 листах, приложение на 3 листах.

«Приложение к вх. N 59-19-9876дсп от «10» августа 2013 года, на 2 листах».

18. После регистрации входящие документы ДСП передаются для рассмотрения адресату, а по его резолюции — исполнителям документа. Передача документов ДСП осуществляется под расписку.

Передавать документы ДСП для исполнения без регистрации запрещается.

Передача документов ДСП от одного сотрудника другому осуществляется по письменному разрешению (резолюции) руководителя организации.

19. Копирование или производство выписок из документа ДСП осуществляются по письменному указанию руководителя организации.

Подготовлено 2 (две) копии (выписки из) документа, зарегистрированы за рег. N 2дсп.

Дата. Подпись (проводившего копирование).

На копиях документов ДСП в правом верхнем углу страницы проставляется отметка «Копия».

На выписках из документа ДСП после наименования документа проставляется отметка «Выписка».

Приложение N 1. Журнал N ____ регистрации и учета внутренних документов ДСП

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, в ФАС России и его территориальных органах.

2. Руководителям территориальных органов и начальникам структурных подразделений ФАС России организовать работу с конфиденциальными документами в соответствии с требованиями данной Инструкции.

3. Управлению делами (Заборщиков П.В.), руководителям территориальных органов обеспечить работников структурных подразделений, ответственных за учет и хранение конфиденциальных документов, соответствующими журналами учета, штампами, личными печатями, металлическими шкафами, а помещения, в которых располагаются компьютеры для работы с конфиденциальными документами, сигнализацией и кодовыми замками на дверях.

4. Назначить ответственной за прием, регистрацию, отправку, учет и контроль прохождения конфиденциальных документов в центральном аппарате ФАС России главного специалиста отдела-канцелярии Управления делами Кузину Татьяну Владимировну.

5. Управлению информатизации, автоматизации и общественных связей (Доценко А.В.), руководителям территориальных органов ФАС России обеспечить соответствующую настройку компьютеров, выделенных для работы с конфиденциальными документами.

6. Финансовому управлению (Боднар Е.А.) обеспечить финансирование мер, направленных на введение в действие данной Инструкции.

7. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

РуководительИ.Ю.Артемьев

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок обращения с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, в ФАС России и его территориальных органах (далее — антимонопольный орган).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.3. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну.

1.4. К документам, содержащим сведения конфиденциального характера (далее — конфиденциальные документы), относятся документы и материалы, ограничения на распространение которых предусмотрены законодательством Российской Федерации или служебной необходимостью._______________ В соответствии с законодательством Российской Федерации конфиденциальные документы могут иметь грифы и пометки: «коммерческая тайна», «служебная тайна», «для служебного пользования», «конфиденциально», «банковская тайна», «налоговая тайна», «нотариальная тайна», «врачебная тайна», «адвокатская тайна», «ограниченного распространения» и т.д.

Предлагаем ознакомиться:  Как муниципальному служащему написать заявление на увольнение

1.5. Решение об отнесении документов к категории конфиденциальных в случаях служебной необходимости принимается, если содержащиеся в них сведения имеют действительную или потенциальную служебную или коммерческую ценность в силу их неизвестности третьим лицам, а разглашение (распространение) этих сведений может причинить реальный вред служебным интересам и охраняемым законом правам граждан и организаций.

1.6. В ФАС России конфиденциальные документы относятся к категории «Для служебного пользования». К указанной категории могут быть отнесены входящая и исходящая корреспонденция, документы внутреннего пользования.

2.1. Относить документы к категории «Для служебного пользования» имеют право:- руководитель;- заместители руководителя;- начальники структурных подразделений;- руководители территориальных органов.

2.2. Решением об отнесении документов к категории «Для служебного пользования» (далее — «ДСП») является письменное указание (поручение) должностных лиц, указанных в пункте 2.1 настоящей Инструкции.

2.3. Для принятия решения об отнесении документов к категории «ДСП» по инициативе исполнителя работники (исполнители) направляют должностным лицам, указанным в пункте 2.1 настоящей Инструкции, служебную записку.

2.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении документа к категории «ДСП», и исполнители, участвующие в подготовке этого решения, несут персональную ответственность за его обоснованность, а также отвечают за непринятие мер по отнесению информации к категории «ДСП».

2.5. Право отменить решение об отнесении документа к категории «ДСП» имеют должностные лица, которые приняли данное решение, либо вышестоящие по должности руководители, указанные в пункте 2.1 настоящей Инструкции.

2.6. Служебная записка с визой руководителей, указанных в пункте 2.1 настоящей Инструкции, о снятии с документа категории «ДСП» направляется ответственному за конфиденциальное делопроизводство работнику, который делает соответствующую запись в журнал регистрации и учета внутренних документов «ДСП» (приложение N 1).

3.1. Обработку, отправку, учет и контроль прохождения конфиденциальных документов в ФАС России осуществляет ответственный работник отдела-канцелярии Управления делами, назначенный приказом руководителя ФАС России, а в территориальных органах, ответственные работники, назначенные приказами руководителей территориальных органов (далее — ответственные за конфиденциальное делопроизводство работники).

3.2. Конверты с конфиденциальными документами вскрываются, проверяется соответствие вложенных в них документов описи или ссылке на приложения.При поступлении поврежденного конверта или документа, либо при обнаружении признаков несанкционированного вскрытия конверта и (или) несоответствия вложенных документов описи или приложению составляется акт (приложение N 2), который прилагается к поступившим документам, а копия акта высылается отправителю документа.

3.3. Конфиденциальные документы, поступающие в антимонопольный орган, регистрируются в журнале входящей конфиденциальной корреспонденции (приложение N 3).На первой странице конфиденциальных документов проставляется штамп с пометкой «ДСП». На штампе указывается соответствующий порядковый номер входящего документа, дата его регистрации, количество экземпляров и листов экземпляра.

3.4. Штамп «ДСП» на поступившие в антимонопольный орган документы проставляется ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником только при наличии на самом документе или на сопроводительном письме соответствующего грифа или пометки, свидетельствующей о наличии в документах сведений конфиденциального характера.

3.5. При поступлении конфиденциальных документов, сшитых в брошюру, подшитых в дело (папку), штамп с пометкой «ДСП» и соответствующие реквизиты регистрации в антимонопольном органе проставляются на обложке брошюры (издания), дела (папки), или на первой странице дела или титульного листа издания.

3.6. После регистрации входящие конфиденциальные документы докладываются руководителю антимонопольного органа.Руководитель рассматривает поступившие документы и принимает по ним решения, фиксируемые в резолюциях.Резолюции пишутся непосредственно на документе.

3.7. Конфиденциальные документы с резолюциями руководителей под роспись в журнале учета входящей конфиденциальной корреспонденции передаются на исполнение сотрудникам структурных подразделений ответственными за конфиденциальное делопроизводство работниками.

3.8. Входящие документы с грифом «коммерческая тайна», содержащие сведения о физических лицах — собственниках основных производственных средств, нематериальных активов, владельцах ценных бумаг, после регистрации в отделе-канцелярии ФАС России, передаются для последующей работы с ними в отдел защиты информации.

3.9. Срок исполнения поступившего конфиденциального документа устанавливается резолюцией руководителей, указанных в пункте 2.1 настоящей Инструкции.Общие требования по срокам исполнения и порядку визирования конфиденциальных документов регулируются Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России, утвержденной приказом ФАС России от 18.11.2004 N 178 и Инструкциями по делопроизводству в территориальных органах (далее — Инструкция по делопроизводству).

3.10. Конфиденциальные документы, предназначенные внешним получателям, исполняются на бланках антимонопольного органа и передаются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работникам для регистрации и отправки по назначению (адресу).Количество экземпляров исполненного документа определяется исполнителем по согласованию с должностными лицами, указанными в пункте 2.

3.11. Отправляемые конфиденциальные документы регистрируются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции (приложение N 4), документу присваивается соответствующий (порядковый) исходящий номер и указывается дата его регистрации.

3.12. Конфиденциальные документы отправляются получателям фельдъегерской связью, заказным или ценным почтовыми отправлениями с уведомлением о вручении адресату, а также способом курьерской доставки.Отправка конфиденциальных документов способом факсимильной связи и по иным открытым каналам электронной передачи данных запрещается.

3.13. При отправке конфиденциального документа способом курьерской доставки он передается ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником курьеру под роспись в журнале учета исходящей корреспонденции в опечатанном конверте с реестром доставки, в котором получатель расписывается в получении документа с указанием своей фамилии, инициалов и даты получения документа.В журнале учета исходящей корреспонденции проставляется соответствующая отметка о вручении документа получателю.

3.14. При рассылке конфиденциального документа нескольким адресатам составляется соответствующий указатель рассылки, который согласовывается с должностным лицом, принявшим решение об отнесении документа к категории «ДСП».

4.1. Внутренние конфиденциальные документы в антимонопольном органе регистрируются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником в журнале учета и регистрации внутренних документов «ДСП» (приложение N 1) после принятия решения о присвоении документу категории «ДСП» в соответствии с пунктами 2.1, 2.2, 2.3 настоящей Инструкции.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector